Sistema de gestão para escritórios de advocacia
O escritório inteiro num só lugar — com as intimações chegando sozinhas.
Intimações do DJEN capturadas pela OAB, prazo estimado com o fundamento, agenda, clientes, processos, peças, documentos e finanças. Cada escritório com o seu endereço, o seu banco de dados e os seus usuários.
Cadastrar o escritórioEntrar no meu escritório
O sistema propõe; o advogado decide. Nada é protocolado nem enviado sem a sua revisão.
Funcionalidades
Tudo o que o escritório faz, no mesmo sistema
Organizado como o dia a dia do escritório: antes, durante e depois do processo — e o que vale para a equipe inteira.
Antes do processo
- Atendimentos — ficha do cliente, procuração e contrato de honorários a partir dos modelos do escritório, checklist de documentos por tipo de causa, tarefa a partir do atendimento
- Casos — o caso antes e depois do processo: briefing por área, anotações, reuniões, partes, painel de provas e tickets internos
- Clientes — ficha completa — processos, fase, valor em causa, prazos, agenda e documentos — e importação da carteira (processos, clientes e partes)
- Marketing — funil de leads, conversão em cliente e calendário de conteúdo com o checklist do Provimento 205/2021 da OAB
Durante o processo
- Publicações — intimações do DJEN capturadas pela OAB, quatro vezes ao dia, com o inteiro teor
- Prazos — estimativa com o fundamento e a contagem em dias úteis; alertas em D-15, D-10, D-5 e D-1
- Hoje — a mesa de trabalho: o que vence agora, o que é de hoje, o que vem nos próximos dias e o que ficou para trás
- Processos e desdobramentos — andamentos dos tribunais, fases, bens e garantias; recursos e incidentes com número próprio ligados ao processo de origem
- Peças — a partir da intimação ou do andamento, com as providências cabíveis; modelos de peças, papel timbrado, Word e PDF
- Agenda — prazos, audiências e tarefas no mesmo calendário, com os dias sem expediente forense
Depois: cliente e caixa
- Espaço do cliente — link próprio, só leitura, só os processos dele, com resumo dos andamentos
- Finanças — honorários fixos, parcelados ou de êxito, recebíveis, custas, régua de cobrança, relatório gerencial e CSV
- Documentos — pastas por cliente e processo, visualizador de PDF, editor de Word, unir PDFs, lixeira
- Histórico — tudo o que já passou, pesquisável por comarca, área, categoria e período
Em todo o escritório
- Perfis e permissões — perfis com matriz de permissões definida pelo administrador; cada um vê e faz só o que deve
- Kanban, horas e pendências — tarefas por responsável, apontamento de horas e pendências jurídicas e administrativas sugeridas por processo
- Comunicador — canais, conversa direta, conversa por processo ou cliente, menções
- Vade mecum e Assistente — texto de lei vigente por dispositivo e sugestões de fundamento e de modelo — tudo no servidor do escritório
- Automações e Controladoria — regras «quando… então…» simuladas antes de ligar; verificações diárias com nota de saúde do escritório
- Integrações — API com chave e webhooks assinados; avisos por Telegram com o bot do próprio escritório
Em detalhe
Como cada parte funciona
Sem mágica: cada função abaixo descreve o que o sistema faz hoje e o que continua nas mãos do advogado.
Prazos
Prazo estimado, com o fundamento ao lado
Cada intimação recebe um prazo estimado e o motivo: o ato, o rito e o dispositivo que fundamentam a contagem. É uma proposta — o advogado confere e decide.
- Contagem em dias úteis com o calendário forense: dias sem expediente nos tribunais do acervo, recesso e suspensão de prazos.
- Alertas em D-15, D-10, D-5 e D-1 na mesa de trabalho e, se o escritório quiser, no Telegram.
- Cada prazo aberto gera a sua tarefa, que vence na véspera útil; concluir a tarefa cumpre o prazo.
Captura
As intimações chegam sozinhas
Informe a OAB e o sistema passa a consultar o DJEN (Comunica, do CNJ) quatro vezes ao dia. Cada publicação nova entra na ficha do processo, é classificada e ganha o prazo estimado — e, quando cabe, a peça recomendada.
- Fontes públicas e oficiais: DJEN/Comunica e DataJud, do CNJ, consultados pela OAB e pelos números dos processos.
- Processo novo visto numa publicação é cadastrado; processo arquivado com atividade nova volta a ativo.
- Classificação por categoria: exigiu peça, recurso a avaliar, diligência, agenda ou só ciência.
- Tela DJEN / Comunica para o administrador acompanhar as rodadas de captura e o que cada uma encontrou.
Mesa de trabalho
Hoje: o que a equipe vê ao entrar
O que vence agora, o que é de hoje, o que vem nos próximos dias e o que ficou para trás — com ações de um toque: cumprido, dispensar, concluir.
- Kanban de tarefas (a fazer, fazendo, aguardando, feito) com responsável e horas apontadas.
- Pendências jurídicas e administrativas sugeridas por processo, cruzando andamento, fase, intimações, prazos, bens e financeiro; aceitar vira tarefa, dispensar pede motivo.
- Automações «quando… então…»: a regra nasce desligada, você simula o que ela faria hoje e só então liga.
- Controladoria: verificações diárias do que está fora do lugar, com nota de saúde do escritório.
Finanças
Honorários e recebíveis sem planilha paralela
Lance o honorário com cliente, processo, valor, vencimento e parcelas. Contratos de valor fixo, mensal, parcelado com entrada, êxito ou sucumbência. Em cada linha, um «Recebi».
- Custas reembolsáveis geram o recebível ligado ao processo.
- Em contrato de êxito, alvarás e acordos vistos nos andamentos e nas publicações viram sugestão de lançamento — você confirma o valor.
- Régua de cobrança por contato, relatório gerencial e exportação em CSV.
- Boleto e PIX: quando o escritório tiver a conta com o meio de pagamento. Hoje a cobrança é feita por contato.
Peças e documentos
Da intimação à peça, sem começar do zero
A partir da intimação ou do andamento, o sistema mostra as providências cabíveis — quando cabe, fundamento, para quem — e gera o rascunho com os dados do processo e do cliente já no lugar. O que falta fica em destaque.
- Modelos de peças: milhares de modelos do kit e esqueletos próprios, por tipo e área; repositório do escritório com importação de .docx e .txt.
- Papel timbrado do escritório, versões, Word (.docx) e PDF.
- Documentos: explorador de pastas por cliente e processo, visualizador de PDF, editor de Word, unir PDFs e imagens em PDF, lixeira.
- Redação por IA: opcional e desligada por padrão — só com a chave de API do próprio escritório, aceite expresso e mascaramento dos dados pessoais antes do envio.
Celular
No celular, pelo navegador
As telas foram desenhadas primeiro para o celular: Hoje, prazos, agenda, publicações, ficha do processo, Kanban com uma coluna por vez. Não há aplicativo para instalar: abra o endereço do escritório no navegador.
- Modo claro e escuro e tamanho da letra ajustável.
- Os mesmos dados e as mesmas permissões no computador e no celular.
Como funciona
Três passos para começar
Do pedido ao primeiro dia de uso, sem instalar nada.
Cadastre o escritório
Nome, endereço desejado (ex.: silvaadvocacia), responsável, e-mail, telefone e a senha do primeiro administrador. Sem cartão de crédito.
Aprovamos e criamos o seu endereço
O pedido passa por aprovação. Em seguida o sistema cria seuescritorio.apolo.study com banco de dados e usuários próprios, e você acompanha tudo pelo link do pedido.
Informe a OAB e as intimações começam a chegar
No primeiro acesso, o sistema confirma nome, cor e OAB do escritório. Daí em diante a captura roda pela OAB — e você convida a equipe com os perfis certos.
Planos
Condições combinadas antes de começar
Nenhum valor é cobrado no cadastro. O pedido passa por aprovação e as condições comerciais são combinadas diretamente com o provedor, como dizem os Termos de Uso.
Sob consulta
Sob consulta
O preço e as condições são combinados diretamente com o provedor, conforme o tamanho do escritório. O cadastro não pede cartão: o pedido passa por aprovação e as condições são acertadas antes de começar.
- Endereço, banco de dados e usuários próprios
- Captura do DJEN pela OAB, prazos, agenda, clientes, processos, peças, documentos e finanças
- Cópia de segurança diária e exportação completa dos dados quando quiser
Perguntas
Perguntas que todo escritório faz
Onde ficam os dados do escritório?
No servidor do serviço, num banco de dados próprio do seu escritório, separado dos demais. Nada é compartilhado entre escritórios nem usado para publicidade. A conexão é sempre cifrada (HTTPS), as senhas ficam só como resumo criptográfico e há cópia de segurança diária. Os detalhes estão na Política de Privacidade.
Cada escritório é mesmo separado dos outros?
Sim. Cada escritório tem o seu endereço (nome.apolo.study), o seu banco de dados e os seus usuários. Quem administra o serviço gerencia contas, cópias de segurança e configurações, mas não acessa o conteúdo: processos, clientes, prazos, publicações e peças ficam só com o escritório.
Posso usar no celular?
Sim, pelo navegador, sem instalar nada. As telas foram feitas primeiro para o celular e funcionam também no computador, com os mesmos dados e as mesmas permissões.
Como saio? Levo os meus dados?
A qualquer momento você pode pedir a exportação completa dos dados (banco de dados e arquivos) em formato aberto. Encerrado o contrato, os dados ficam disponíveis para exportação por 30 dias e depois são eliminados, salvo guarda exigida por lei.
O prazo que o sistema calcula é definitivo?
Não. É uma estimativa com fundamento, para o advogado conferir: o sistema propõe, o advogado decide. A conferência nas fontes oficiais e o controle final do prazo continuam sendo do advogado, como dizem os Termos de Uso.
O sistema protocola nos tribunais?
Não. As peças são geradas para você revisar e protocolar no sistema do tribunal. O protocolo direto depende de certificado digital e não faz parte do serviço hoje.
O sistema manda WhatsApp ou emite boleto?
Hoje, não. Essas integrações dependem de uma conta do escritório com o provedor (API oficial do WhatsApp Business; banco ou meio de pagamento) e entram quando o escritório tiver a conta. Hoje os avisos internos vão pelo Telegram, com o bot do próprio escritório, e o e-mail aos clientes é opcional — sai quando o escritório configurar o envio.
Tem inteligência artificial?
O Vade mecum e o Assistente rodam no servidor do escritório, sem enviar dados para fora: um responde com o texto de lei vigente, por dispositivo; o outro sugere fundamentos e modelos de peça a partir de uma base curada. A redação por IA é opcional, nasce desligada e só funciona com a chave de API do próprio escritório, com aceite expresso e mascaramento dos dados pessoais antes do envio.
Quem aprova o cadastro e quanto tempo leva?
O provedor aprova manualmente. Você acompanha pelo link que aparece ao enviar o pedido; quando o escritório fica pronto, o endereço e as instruções de acesso aparecem nesse mesmo link.
Quanto custa?
As condições são combinadas diretamente com o provedor — veja a seção Planos. Nenhum valor é cobrado no cadastro.